Hvis du skriver en god dagsorden, har du allerede gjort meget for at dit møde lykkes. Din dagsorden og din indledningstale er nemlig tilsammen den scene du optræder på når du stiller opgaven. Og det er faktisk ikke spor svært at gøre det godt. Faktisk er det så nemt at man kan undre sig over de mange dårlige dagsordener der udsendes hver dag ...
Dagsorden og indkaldelse
Uddrag af Mødeledelse der giver resultater
EN GOD DAGSORDEN er alfa og omega for din mødeledelse. Er din dagsorden velformuleret og dækkende, kan du hele tiden referere til den mundtligt. Du kan fx sige: Jeg kan høre der kommer mange synspunkter frem her, men som jeg har skrevet på dagsordenen, er der ikke planlagt diskussion under dette punkt. Det bliver meget nemmere at bede deltagerne rette ind når det allerede står sort på hvidt på deres papir.
Skriv en dækkende dagsorden
Her er et eksempel på en dagsorden. Hvad er der galt med den?
Dagsorden:
1. Godkendelse af referat fra sidste møde.
2. Budget.
3. Omrokeringer.
4. Eventuelt.
Ligner dagsordenen noget du kender? Mange af de steder jeg går til møder, ser dagsordenen nogenlunde sådan ud - hvis der overhovedet er en dagsorden. Den er bygget op af stikord som fx Omrokeringer. Sådanne stikord siger jo ikke meget. Alle tankerne er åbenbart blevet inde i hovedet på mødeindkalderen – i stedet for at komme ned på papiret. Vi kan med rette spørge hvad der menes med punktet. Der står intet om hvad vi skal foretage os, ej heller hvor lang tid der er afsat til det, eller om vi skal beslutte noget. Skriver du mødepunkter op på den måde, svarer det nogenlunde til at udbryde: budget – midt i en samtale om fødevarepolitik. Folk vil stirre forbløffet. Og måske spørge: Hvad mener du, hvorfor siger du ’budget’?
Stikord kommunikerer simpelthen ikke ret godt fordi de er løsrevne ord der er trukket ud af en sammenhæng. Rigtige sætninger, derimod, kommunikerer fint fordi de fortæller en slags historie. De siger noget om hvad, hvordan og hvornår noget gøres. Hør selv her: Vi diskuterer og beslutter hvilke omrokeringer vi vil have, og hvornår de skal foregå. I en rigtig sætning er der grundled og udsagnsled, og der er brugt personlige stedord, som vi og jeg, eller personnavne: Bo Holm og Vibeke Lassen informerer om de nye skatteregler.
Nu vil jeg give mit forslag til hvordan du skriver din dagsorden. Jeg råder dig til at have mindst 3 ting med på hvert punkt, nemlig emne, formål og tidsangivelse. Emnet må du gerne udtrykke med blot et stikord: Omrokeringer. Formålet, derimod, skriver jeg altid med en hel sætning. Helst en sætning med jeg, vi eller et personnavn, fx: Vi diskuterer ... Efter den eller de sætninger som beskriver formålet med punktet, skriver du hvor lang tid du har afsat til punktet. Hele dagsordenpunktet kan se sådan ud:
Omrokeringer. Vi diskuterer og beslutter hvilke omrokeringer vi ønsker i salgsafdelingen, og hvornår de skal træde i kraft. 60 min.
Der er ikke noget i vejen for at du skriver mange sætninger efter hinanden. Det kan være hvis du vil uddybe formålet, eller du vil skrive hvem der er ansvarlig for punktet. Gælder der en særlig forberedelse til punktet, kan du også vælge at skrive det sådan:
Omrokeringer. Vi diskuterer og beslutter hvilke omrokeringer vi ønsker i salgsafdelingen, og hvornår de skal træde i kraft. Jeg håber I alle vil deltage i denne vigtige diskussion og beslutning. Anders har ansvaret for at lede diskussionen. Jeg beder jer tænke over jeres forslag inden mødet. 60 min.
Dette er blot nogle eksempler på hvordan du kan formulere dine dagsordenpunkter. Lad dig inspirere, og find efterhånden den form der passer bedst til de møder du holder.
Ud med 'Meddelelser' og 'Eventuelt'
Punktet Meddelelser er som regel spild af tid. Det ligger oftest i starten af dagsordenen, og der går nemt en masse tid med det. I mange tilfælde siges der noget som allerede står i et referat, eller som er så småt og uvigtigt at det måske helt kan undværes. Og så inviterer punktet nemt til at der går sludder og sladder i mødet inden det overhovedet er kommet rigtigt i gang. Ønsker du alligevel at bevare punktet på dit møde, så sørg for at begrænse det til det mest nødvendige. Afsæt 5 minutter, og hold tiden. Men tænk over om det kan undværes.
Det samme gælder punktet Eventuelt. På visse møder skal det ganske vist med, det kan fx være traditionen på generalforsamlinger. I mange tilfælde ender punktet i det rene vrøvl og tidsspilde. Hvis punktet er væsentligt fordi det giver anledning til social hygge, kunne du måske skrive det i stedet for? Og måske kombinere det med at der bliver serveret noget at spise eller på anden hygges om deltagerne så stemningen bliver god.
Eksempel på en dagsorden
Her er et eksempel på en informativ dagsorden. Læg mærke til at punkt 2 og 3 består af: a) et stikord der beskriver emnet, b) en hel sætning der beskriver formålet, og c) en tidsangivelse. Punkt 1 har ikke nogen beskrivelse af formålet da det giver sig selv.
Dagsorden
1. Mødelederens indledning. 5 min.
2. Budget. Johan Evertsen fremlægger budgettet for 2012. Stil gerne opklarende spørgsmål. Ændringsforslag og diskussion er velkomne. Budgettet bliver endeligt besluttet på næste møde. 25 min.
3. Socialt samvær. Ledelsen byder på frokost. 60 min.
Hvis du skriver din dagsorden på denne måde, kan du være sikker på at mødedeltagerne forstår hvad der skal ske.
Mødeindkaldelse med alle informationer
Din dagsorden suppleres af mødeindkaldelsen, dvs. den mail eller besked som indkalder til mødet. Også den kan sikkert blive bedre. Mon de mødeindkaldelser du kender, ligner denne:
Mødeindkaldelse
Der indkaldes til kontormøde i “Siloen” fredag den 11. januar 2010 kl. 14.
Deltagere: HCN, PPU, TLF, KFF, ANT, CLN.
Hvad synes du om den indkaldelse? Mangler der noget? Læg evt. bogen fra dig, og tænk over hvad du selv kunne gøre bedre.
For at gøre din indkaldelse så informativ som muligt råder jeg dig til at skrive formål, tidspunkter og deltagernes forberedelse. Disse 3 informationer er absolut minimum for, at deltagerne kan vide, hvad de går ind til.
Formålet med hele mødet kan stå øverst på mødeindkaldelsen. Skriv det gerne med de 3 formuleringer, du fandt frem til under din forberedelse: situation, mødets formål, resultatets anvendelse. Det kan lyde sådan her: Vi har gennem det seneste år oplevet alvorlige it-problemer. Formålet med mødet er at diskutere konsekvenserne af at skifte it-leverandør. Diskussionen vil danne baggrund for ledelsens beslutning, som træffes efter sommerferien.
Næste vigtige information er deltagernes forberedelse. Hvad skal de gøre inden mødet? Skal de læse noget, skal de tænke over noget, skal de have noget med? De fleste vil opleve det som en god service, og chancen for at de rent faktisk forbereder sig, er nu tilstede. Skriv fx: Jeg vil bede dig læse den vedhæftede regelsamling fra Skoleudvalget. Nu kan du ikke gøre mere som mødeleder. Om deltagerne vælger at følge din anmodning og forberede sig, er deres egen sag. Men de kan ikke sige at de ikke vidste det.
Her ser du et eksempel på, hvordan du kan gøre selve mødeindkaldelsen mere informativ. Her er nøjagtige angivelser af tid, sted, formål, resultatets anvendelse og deltagernes forberedelse:
Kære Vibeke Thorstein
Jeg indkalder hermed til budgetmøde. Jeg beder dig melde tilbage senest den 17. november om du kan deltage.
Venlig hilsen
Thor Sejersen
Mødeindkaldelse: Budget 2021
2. dec. 2020, kl. 1030-13
Sted: “Siloen”, mødelokale 21, 2. sal.
Adresse: Sumptoften 11, 4711 Gåserød.
Økonomiafdelingen har udarbejdet et budgetforslag til det kommende år. Formålet med mødet er, at alle i afdelingen har mulighed for at kommentere forslaget. Herefter vil økonomiafdelingen gøre budgettet klar til endelig fremlæggelse på årsmødet 3. juni.
Som forberedelse til mødet beder jeg dig læse budgetforslaget, som er vedhæftet.
Deltagere: Thor Sejersen (mødeleder, konsulent), Anders Jensen (referent) ...osv.