Strategiskemaet styrker din forberedelse af forhandlingen

FORHANDLINGSTEKNIK. Strategien og forberedelsen er det svage punkt for mange forhandlere. Det er nemlig ikke nok at man sætter sig ind i priser, produkter og data. At forberede sin strategi vil sige at kortlægge forhandlingens proces og indhold. Det skal gøres skriftligt. Bruger du Gottlebens strategiskema, får du en række fordele. Læs her hvordan du lægger den perfekte slagplan.

Af Kaare Thomsen, forhandlingsrådgiver & retorisk rådgiver

Det værktøj jeg vil vise dig, hedder strategiskemaet. Det giver dig mindst 4 fordele:

1) Fordel nummer ét er at et ark papir og en blyant er nok. En papirdug eller bagsiden af en kuvert kan også bruges. Har du øvelse i at bruge skemaet, kan du med disse enkle redskaber udtænke og nedfælde en effektiv strategi der holder og hænger sammen. (Og husk: Det skal skrives. Du kan ikke nøjes med at "se" det for dit indre blik).

2) Fordel nummer to er at din strategiske forberedelse bliver sat i system. Fra den ene forhandling til den næste arbejder du med de samme begreber. Du bliver derfor bedre og bedre til at bruge skemaet og til at udtænke hvordan du vil agere. Du bliver systematiker.

3) Fordel nummer tre er at skemaet kan deles med andre. Det giver et fælles sprog der gør det nemmere at tænke sammen. Flere hjerner tænker bedre end én. I kan enten udfylde skemaet sammen, eller I kan lave hver sit skema først, og derefter sammenligne. I bliver bedre til at forberede jeres forhandling i fællesskab.

4) Fordel nummer fire er at skemaet tvinger dig til at bruge tid på modpartens mulige strategi. Det er nemlig reelt et dobbeltskema hvor modpartens vinkel er lige så vigtig som din egen side af bordet. Det alene gør det til det mest effektive der findes.

Sådan er skemaet opbygget

Skemaet består som nævnt af 2 helt ens skemaer. Det ene handler om din side af bordet, og det andet om modparten.

Jeg plejer at tegne skemaerne under hinanden på et A4-ark i stående format. Min egen strategi står i det øverste skema, og nederst har jeg så min teori om modpartens mulige strategi.

Du kan downloade en pdf med skemaet. Men jeg råder dig til at lære det udenad og bare kradse det ned på et blankt ark som vist herover. Så er det jo klar til brug hvor som helst og når som helst.

Forklaring til skemaets bokse

Interesser er hvad navnet siger: de mere generelle forhold der kan gøre en forskel for henholdsvis dig og for din modpart. Forhandler du din egen løn, kan dine egne interesser være:

• Gode arbejdsforhold
• Rejser – du vil gerne rejse mere/mindre i jobbet
• Egen uddannelse – du ønsker en mastergrad
• Boligforhold – højere løn skal bruges til nyt hus
• Transport – en bedre bilordning kunne være en hjælp
• Arbejdsopgaver og arbejdsglæde.

På samme måde som du brainstormer på dine egne interesser, må du også tænke på modpartens, dvs. chefens eller arbejdsgiverens inte­resser. Ved lønforhandlingen kunne modpartens interesser være:

• En glad medarbejder
• At få løst nogle konkrete problemer
• At få tidsskemaer til at gå op
• At fremstå som en god leder.

I starten kan det være vanskeligt at finde frem til hvad man skal skrive – den erfaring har mange forhandlere gjort. Måske er det en hjælp at sige at list­en over interesser er nogle svar på spørgsmålet: Hvad er overordnet set vigtigt for mig i denne sam­men­hæng?

Du kender ikke altid modpartens inte­res­ser med sikkerhed. Så må du gætte. Hellere gætte end ikke tænke over det. Og når du sidder ved forhandlingsbordet, skal du forsøge at tale om dem - modpartens interesser. Hvordan? Du stiller spørgsmål!

Her er en lille brainstorm over interesser som du kan overveje:

Helt kortsigtet: Hvad man gerne vil have mødet i dag ender

Tidsfaktorer - hvornår, hvor længe osv.

Fremtidsplaner af enhver art

Vilkår man arbejder under

Ambitioner som den anden part kan hjælpe med

Hvordan man ses af andre, omdømme, presse osv.

Relationer - imellem dig og modparten eller med 3. part

Hvordan den aftale man taler om, kan påvirke nye projekter

Bud, mål og smertegrænse

Du skal også udfylde boksene bud, mål og smertegrænse for begge sider af bordet. Bud skal forstås som første bud. Det er det første forslag du fremsætter, og du er helt bevidst om at det i løbet af forhandlingen vil blive forhandlet ned eller op til modpartens fordel. Mål er dit ønskemål for forhandlingen – hvad du tror du i heldigste fald kan opnå. Smertegrænse er den ringeste forhandlingsløsning du vil kunne leve med.

Disse værdier skal altid være forskellige og i stigende eller faldende orden. Vil du sælge noget, er bud den højeste pris, håb er lavere og smertegrænse er lavest. Skal du købe noget, er det omvendt. Der skal være en afstand mellem dit første bud og dit mål. Så har du noget at give af. Dette er essentielt for din mulighed for at købslå.

Smertegrænsen er som regel svær. Her er der ikke tale om hvad du føler du vil gå med til, men om hvad der kan betale sig. Der kan være en ret lang af­stand mellem disse to, og det kræver lidt selvindsigt at være realistisk. Smertegrænsen skal være den san­­de grænse, altså det absolut ringeste bud du reelt vil kunne acceptere.

Igen må du gætte når du udfylder modpartens skema. Især er modpartens smertegrænse jo et temmelig frit gætteri. Men hellere gætte end ikke at tænke! Min personlige tommelfingerregel er at mit mål skal ligge tæt på modpartens smertegrænse.

Eksempel: Min nabo vil sælge mig sin gamle bil, og jeg vil gerne købe den. Han siger den koster 50.000. Det beløb skriver jeg i boksen Bud på skemaet over modpartens strategi. Så tænker jeg videre: Hvis hans bud er 50.000, så er hans mål sikkert 47.000. Dét skriver jeg i boksen Mål i "hans" strategiskema. Og så "regner" jeg mig frem til at hans smertegrænse nok er 44.000, og det skriver jeg i boksen Smertegrænse på modpartens skema. Derefter udfylder jeg skemaet for min egen strategi. I boksen Mål skriver jeg 44.000, for det har jeg set for mig som hans smertegrænse. For at kunne forhandle mig hen til dette tal er jeg nødt til at komme med et bud der ligger under. Derfor skriver jeg 44.000 i boksen Bud på mit eget skema. Min smertegrænse kan så sættes til 50.000 hvis jeg vil have bilen uanset hvad. Den kan også være mindre - afhængigt af min vurdering af bilens værdi for mig. Her er tallene for mit bilkøb hos naboen:

Mit skema

Bud: 40.000
Mål: 44.000
Smertegrænse: 50.000 (eller mindre afhængigt af bilens reelle værdi for mig)

Modpartens skema

Bud: 50.000
Mål: 47.000
Smertegrænse: 44.000

BAF

BAF er et begreb som angiveligt er opfundet på juridisk institut på Harvard University i USA. Bogstaverne står for Bedste Alternativ til en Forhandlingsløsning. På engelsk hedder det BATNA, som betyder Best Alternative To a Negotiated Agreement.

I min fortolkning er BAF et valg du træffer på forhånd. Det er valget af den adfærd du vil udvise hvis din forhandling ikke lykkes, dvs. hvis du ender med at konkludere at du ikke kommer til at lande mindst på din smertegrænse. Jeg mener at der billedlig talt findes 3 hovedtyper af BAF, nemlig skilsmisse, retssag og krig. Derfor skriver jeg som regel blot et bogstav i BAF-kolonnen, nemlig S, R eller K. Skilsmisse er en metafor for at man forlader forhandlingen uden at indgå samarbejdet (eller at man ophører med det igangværende samarbejde). Det kan fx være at sige op, hvis det ikke lykkes at forhandle lønnen til minimum smertegrænsen. Retssag er en metafor for at forhandlingen eskaleres til et højere niveau. Det kan være en retssag, en voldgift eller til sagsbehandling på et højere niveau i en organisation. Krig betyder chikane over tid for at gøre modparten mør. Det kan selvfølgelig være at gå i krig (hvis det er stater der forhandler om territorier). Men "krig" kan også være strejker, at arbejde "efter reglerne", bagtale, chikanere eller på anden måde bekrige i overført betydning.

BAF-søjlen skal altid læses lodret. I feltet Skadevirkning for mig/os (1-10) skriver du et tal mellem 1 og 10. Tallet er din vurdering af den skadevirkning du vurderer at BAF vil have på dig selv. I boksen under, Skadevirkning for modpart (1-10), skriver du tilsvarende et tal for hvor slemt det valgte BAF i givet fald ville være for modparten. På den måde har du nogle tal for hvem der kommer til at lide mest hvis forhandlingen ikke lykkes. Dette må du gerne vurdere i forhold til din smertegrænse: Er den fornuftig i forhold til de ulemper det ville medføre ikke at kunne lukke forhandlingen? På samme måde bør du også vurdere din smertegrænse i forhold til dine interesser og dit BAF: Hvis en hovedinteresse er at bevare samarbejdet og dit BAF er S, så nytter det ikke noget med en meget krævende smertegrænse. Så må du i værste fald være villig til at give dig.

Interesserne skal være den bærende del af dialogen

Når man sætter sig ved forhandlingsbordet, er det fristende at gå i gang med at købslå. Man fremsætter eller modtager et bud, og så går den gensidige pression i gang. I nogle forhandlinger er det også okay, men i endnu flere forhandlinger tabes guld på gulvet. Interesserne bærer jo ofte på det der giver gevinst. At beskære og nedforhandle modpartens bud medfører ofte tab af den samlede værdi der forhandles ved bordet. Derfor er det typisk din opgave at få de mulige gevinster - på alle mulige niveauer - frem i samtalen. Sørger du for at samtalen (mest) drejer sig om det man kan opnå direkte eller indirekte, er du med til at få den samlede værdi i forhandlingen til at stige. Stil fx spørgsmålet: Hvor kan begge parter høste værdi? Hvordan kan vi gavne hinanden? Kan vi ved fælles hjælp øge den værdi der deles?

Skemaet er fra bogen Lær at forhandle

Skemaet blev publiceret første gang i 2007 i den første udgave af bogen Lær at forhandle. Den er siden genudgivet i flere udgaver og er solgt i over 10.000 eksemplarer. Læs mere ...

Læs flere blogindlæg >

Artiklen er publiceret den 18. september 2017